Mais do que nunca, é necessário garantir que a comunicação por escrito tenha um tom caloroso e genuíno
A forma de redigir e-mails corporativos sempre é um tema delicado. Inconscientemente, muitas vezes adotamos um tom mais formal por escrito do que quando falamos pessoalmente.
A empreendedora canadense Judith Humpfrey, especializada em comunicação de liderança, escreveu um artigo para a revista Fast Company falando sobre como deixar as mensagens escritas mais calorosas e atenciosas neste momento de incertezas pela pandemia do novo coronavírus, sem perder o profissionalismo. Confira:
1 – Deseje bons votos
A pandemia é um problema global, logo o seu receptor também foi afetado por isso. É de bom tom oferecer bons votos neste momento. Pode ser logo no começo da mensagem com um “espero que você e sua família estejam bem”.
Isso também pode entrar no corpo do e-mail, dependendo do contexto ou no final. Se sua empresa ofereceu algum presente a um cliente, por exemplo, um webinar gratuito ou uma sessão de treinamento online, você pode dizer: “Esperamos que esse pequeno gesto o ajude durante esse período”.
Judith diz que os bons votos também podem ser uma excelente maneira de fechar seu e-mail, mas, para isso, é bom se atentar ao próximo item.
2 – Elimine expressões de ação
Evite começar o e-mail diretamente pelo assunto de trabalho, de forma fria. Isso afasta o seu receptor neste momento. Além disso, evite frases que digam respeito aos negócios, como “Valorizamos nossos clientes” ou expressões usadas à exaustão agora, como “estamos todos juntos nessa”, “vamos resolver isso” ou “aguarde, dias melhores estão chegando”. Estas frases ilustram apenas sua incapacidade de expressar sentimentos genuínos.
3- Expresse gratidão
Se um cliente antigo adia um pagamento ou pede um entendimento de um contrato, lembre-se de que manter o relacionamento forte é um dos segredos nesse momento. Antes de iniciar qualquer negociação, expresse apoio à lealdade que demonstraram ao longo dos anos.
Até simples declarações de gratidão, como “agradeço o retorno”, são importantes para mostrar que você se importa.
4- Acentue o lado positivo
Declarações negativas nunca são uma boa ideia na comunicação comercial, e isso é ainda mais importante nesses momentos em que você deseja ser otimista. Se estiver se candidatando a um emprego, por exemplo, não escreva “não sei se vocês estão contratando agora, mas pensei em escrever de qualquer maneira”.
Corte palavras que possam parecer fracas ou incertas nesse momento, como “estou com medo”, “não posso” ou “não tenho certeza”. Tente permanecer em território positivo, isso ajuda a contagiar a pessoa para a qual você está escrevendo.
Mas, mesmo sendo positivo, seja sensível à realidade que enfrentamos. Não deseje um ótimo final de semana, sem considerar o contexto, por exemplo.
5 – Se não conhece o destinatário, pise em ovos
Se você está escrevendo para um conhecido, pode tocar em assuntos pessoais como “eu sei como é uma casa cheia de crianças”, ou “estou impressionado com a coragem que você está mostrando nesta situação”.
Mas se você não conhece a pessoa, essas expressões podem parecer tudo menos sinceras. De acordo com Judith, frases feitas de empatia podem sair pela culatra porque são enviadas para uma lista de destinatários e, portanto, não são pessoais. Se você vai mostrar empatia, certifique-se de que é para alguém que você conhece e com quem se importa.
6 – Não faça pregações
Seja cauteloso ao compartilhar sabedoria e boa vontade. Se você disser a alguém que está sobrecarregado “você não é uma má pessoa por se sentir pressionado”, pode parecer uma pregação. O mesmo vale se você disser a um funcionário insatisfeito “essa experiência o fortalecerá”.
A especialista diz que, por mais que sua intenção seja boa, evite tentar ser o árbitro dos sentimentos de outra pessoa. Ouça-os, sim, mas não diga como devem se sentir.
PEGN
